Proforma-Rechnung: Zweck, Inhalt & Zollwert
Fachlich geprüft: August 2026
Eine Proforma-Rechnung ist ein Beleg ohne unmittelbare Zahlungsaufforderung. Sie wird häufig für kostenlose Muster, Ersatzlieferungen, Rücksendungen oder vorläufige Angebots- und Zollzwecke genutzt.
Kurzdefinition: Die Proforma-Rechnung dokumentiert Ware, Wert und Transaktionskontext, obwohl kein normaler Verkaufspreis abgerechnet wird. „Kein Handelswert“ bedeutet nicht „kein Zollwert“.
Zahlungkeine reguläre Forderung
EinsatzMuster, Geschenk, Retoure, Ersatz
Zollrealistischer Wert erforderlich
Typische Angaben
- Absender, Empfänger und Kontakt,
- Nummer, Datum und Sendungsreferenz,
- präzise Warenbeschreibung und Zolltarifnummer,
- Menge, Einzel-/Gesamtwert und Währung,
- Ursprungsland, Brutto-/Nettogewicht,
- Versandgrund und Lieferbedingung.
Proforma- und Handelsrechnung
| Proforma | Handelsrechnung |
|---|---|
| keine reguläre Zahlungsforderung | Abrechnung einer Transaktion |
| oft kostenlose/temporäre Ware | Verkauf von Ware |
| Wert dennoch plausibel | Preis und Bedingungen maßgeblich |
Wert für Zollzwecke
Auch kostenlose Ware benötigt einen nachvollziehbaren Wert, etwa anhand identischer/ähnlicher Ware, Herstellkosten oder einer zulässigen Bewertungsmethode. Symbolwerte wie ein Euro können zu Rückfragen und Verzögerungen führen.
Keine Steuerberatung: Ob zusätzlich eine umsatzsteuerliche Rechnung oder besondere Buchung erforderlich ist, hängt vom Vorgang und den beteiligten Ländern ab.
Praxisbeispiel
Ein kostenloses Ersatzteil geht in ein Drittland. Die Proforma-Rechnung nennt „Warranty replacement – no charge“, beschreibt das Teil, weist realistischen Zollwert, Ursprung, Warennummer, Gewicht und DAP-Lieferort aus.