Wareneingangsschein: Muster, Prüfung und Buchungsbeispiel
Ein Wareneingangsschein ist der interne Beleg darüber, welche Ware ein Betrieb tatsächlich erhalten und wie er sie geprüft hat. Er verbindet die physische Anlieferung mit Bestellung, Lagerbestand und späterer Rechnungsprüfung. Der entscheidende Unterschied zum Lieferschein: Der Lieferant nennt die versandte Menge, der Empfänger dokumentiert den festgestellten Eingang.
Welche Angaben gehören hinein?
Ein brauchbarer Beleg macht die Lieferung eindeutig auffindbar. Die folgende Vorlage kann in ein Dokument oder eine Tabelle übernommen und an den eigenen Prozess angepasst werden. Sie ist ein Arbeitsmuster, kein vorgeschriebenes amtliches Formular.
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Wareneingangsnummer / Erfassungszeit | ________________ / ________________ |
| Lieferant / Bestellung / Lieferschein | ________________ / ________________ / ________________ |
| Artikelnummer und Bezeichnung | ________________________________ |
| Charge / Seriennummer, falls erforderlich | ________________________________ |
| Bestellt / laut Lieferschein / tatsächlich erhalten | ________ / ________ / ________ [Einheit] |
| Davon freigegeben / gesperrt / noch ungeprüft | ________ / ________ / ________ [Einheit] |
| Packstücke / Zustand / Abweichungsgrund | ________________________________ |
| Lagerort / Foto- oder Fallreferenz | ________________________________ |
| Erfasst durch / Freigabe durch / Folgemaßnahme | ________________________________ |
Bei mehreren Artikeln wird für jede Position eine eigene Zeile angelegt. Karton, Stück und Palette sind verschiedene Einheiten: Zehn Kartons dürfen nicht ohne bekannte Umrechnung als zehn Stück gebucht werden. Einheiten und Verpackungsfaktoren gehören deshalb zu den Artikelstammdaten.
Durchgerechnetes Beispiel: 100 bestellt, 98 erhalten
Ein Betrieb hat 100 Bauteile bestellt. Der Lieferschein nennt ebenfalls 100. Beim Zählen liegen tatsächlich 98 Bauteile vor; zehn davon befinden sich in beschädigter Verpackung und werden bis zur Qualitätsentscheidung gesperrt. Für dieses Beispiel ergibt sich:
- Physischer Zugang: 98 Stück.
- Davon zunächst frei verfügbar: 88 Stück.
- Sperrbestand: zehn Stück, noch nicht automatisch Ausschuss.
- Offene Fehlmenge zur Bestellung: zwei Stück.
Die Kontrollrechnung lautet 88 + 10 = 98. Würden zusätzlich 100 Stück als verfügbar gebucht, entstünde ein falscher Bestand. Wird später die Qualität von acht der gesperrten Teile bestätigt, werden acht vom Sperr- in den verfügbaren Bestand umgebucht: 96 verfügbar, zwei weiterhin gesperrt. Das ist keine zweite Warenanlieferung.
Die fehlenden zwei Stück bleiben eine eigene Einkaufsabweichung. Ob nachgeliefert, gutgeschrieben oder die Bestellung angepasst wird, entscheidet der zuständige Prozess. Die Rechnung wird nicht allein deshalb vollständig freigegeben, weil ein Lieferpapier vorliegt.
Vom Tor bis zur Buchung
- Lieferung anhand von Bestellung, Avis und Begleitpapieren zuordnen.
- Packstückzahl und sichtbaren Zustand bei Übergabe dokumentieren.
- Artikel, Mengen und relevante Chargen oder Seriennummern prüfen.
- Physischen Eingang erfassen und Status getrennt festlegen: verfügbar, gesperrt oder ungeprüft.
- Abweichungen mit Foto und eindeutiger Referenz an Einkauf, Qualität oder Transportverantwortliche geben.
- Ware an den passenden Lager- oder Prüfplatz verbringen und Dokumente verknüpfen.
Abgrenzung zu anderen Dokumenten
Der Lieferschein beschreibt die Lieferung aus Sicht des Ausstellers. Der Frachtbrief enthält Transportangaben. Ein Abliefernachweis dokumentiert die Übergabe; er ersetzt nicht automatisch die vollständige Qualitätsprüfung. Der Wareneingangsschein hält dagegen die interne Mengen- und Prüfentscheidung fest.
Digitale Erfassung ohne doppelte Buchungen
Scanner können Artikel und logistische Einheiten identifizieren. Dennoch braucht der Prozess eine eindeutige Belegnummer, Benutzerzuordnung und nachvollziehbare Korrekturen. Ein erneut importiertes Lieferavis darf keinen zweiten Zugang auslösen. Ursprüngliche Erfassung und spätere Freigabe sollten als getrennte Ereignisse gespeichert werden. Der GS1-EPCIS-Standard zeigt, wie Ereignisse wie Empfang und Bewegung über Systemgrenzen hinweg beschrieben werden können; ein solcher Standard ist nicht Voraussetzung für jeden einfachen Wareneingangsschein.
Häufige Fragen
Wer erstellt den Wareneingangsschein?
Üblicherweise der empfangende Betrieb beziehungsweise dessen Lager- oder ERP-System. Zuständigkeiten für Erfassung und Qualitätsfreigabe können unterschiedlich sein.
Soll bei einer Fehlmenge die Lieferscheinmenge gebucht werden?
Nein. Maßgeblich ist der tatsächlich erfasste Zugang. Eine Abweichung zur Bestell- oder Lieferscheinmenge wird separat dokumentiert und geklärt.
Ist gesperrte Ware bereits verloren?
Nicht zwingend. Sperrbestand bedeutet zunächst, dass Ware nicht frei verwendet werden darf. Prüfung, Freigabe, Rücksendung oder Aussonderung folgen als getrennte Entscheidungen.