Lieferschein: Pflichtangaben, Funktion & Prüfung
Fachlich geprüft: August 2026
Ein Lieferschein dokumentiert, welche Waren in welcher Menge an einen Empfänger geliefert werden. Er erleichtert Wareneingang, Mengenprüfung und Zuordnung zu Bestellung oder Auftrag. In Deutschland besteht für gewöhnliche Lieferungen keine allgemeine Pflicht, stets einen Lieferschein auszustellen; Vertrag, Branche oder besondere Waren können ihn dennoch verlangen.
Welche Angaben gehören auf einen Lieferschein?
- Aussteller und Lieferempfänger mit Anschrift,
- Lieferscheinnummer und Ausstell-/Lieferdatum,
- Bestell-, Auftrags- oder Kundenreferenz,
- eindeutige Artikelbezeichnung und Artikelnummer,
- gelieferte Menge und Mengeneinheit,
- Anzahl und Art der Packstücke oder Ladungsträger,
- Teil-, Rest- oder Rückstandsmengen,
- gegebenenfalls Chargen, Seriennummern und Palettentausch.
Lieferschein, Rechnung und Abliefernachweis
| Dokument | Hauptfunktion |
|---|---|
| Lieferschein | Inhalt und Umfang der Warenlieferung |
| Rechnung | Abrechnung mit steuerlich erforderlichen Angaben |
| Frachtbrief | Angaben zum Beförderungsvertrag und transportierten Gut |
| Abliefernachweis/POD | Dokumentation von Zeitpunkt und Annahme der Ablieferung |
| Wareneingangsprotokoll | interne Prüfung von Menge, Zustand und Qualität |
Ablauf im Wareneingang
- Lieferadresse, Bestellung und Referenzen abgleichen.
- Packstückzahl vor dem Öffnen zählen.
- sichtbare Schäden fotografieren und auf dem Nachweis vermerken.
- Artikel, Mengen, Charge und Seriennummer gegen Lieferschein prüfen.
- Abweichungen eindeutig als Fehl-, Mehr- oder Falschlieferung erfassen.
- Wareneingang im ERP buchen und Dokument revisionssicher zuordnen.
Digitaler Lieferschein
Ein digitaler Lieferschein kann als PDF, EDI-Nachricht oder strukturierter Datensatz bereitgestellt werden. Entscheidend sind eindeutige Identität, Lesbarkeit, Zugriff für die Beteiligten und eine nachvollziehbare Version. Ein bloßes Foto ohne Referenz und Integrität erschwert spätere Prüfung.
Aufbewahrung
Ein Lieferschein kann aufbewahrungspflichtig werden, wenn er als Buchungsbeleg dient oder für das Verständnis eines Geschäftsvorfalls erforderlich ist. Wurden alle Angaben vollständig in eine Rechnung übernommen und hat das Dokument keine weitere Belegfunktion, kann die Einordnung anders ausfallen. Unternehmen sollten ihre Verfahrensdokumentation und steuerlichen Vorgaben prüfen, statt Lieferscheine pauschal zu vernichten.
Praxisbeispiel
Bestellt sind 100 Bauteile auf vier Paletten, geliefert werden 96 auf drei Paletten. Der Empfänger vermerkt die tatsächliche Menge und Palettenzahl, fotografiert die Übergabe, quittiert nicht pauschal „vollständig“ und meldet die Differenz mit Bestell- und Lieferscheinnummer.